Et tonn dokumenter sendt til arkiv

Med overgang fra et gammelt til et nytt system vil det alltid være feilsaker i starten. Men da Helseplattformen ble innført for niende gang har det så langt vært svært få feilsaker sammenlignet med tidligere innføringer i kommunene.

-Det tyder på at kommunene har forberedt seg godt, samtidig som Helseplattformen har forbedret innføringen, oppsummerer konstituert administrerende direktør i Helseplattformen, Siri Berg. 

Per 3.desember var det totalt 24 saker fordelt på fem kommuner. I den sjette kommunen, Hitra, kom det inn en feilsak 3.desember, etter at de har stått med null feilsaker i mange dager. 

Lærer av hverandre, fortsetter med superbrukere i kommunen

De nye kommunene i Helseplattformen fortsetter sitt tette samarbeid seg imellom og med de 28 andre kommunene som i stor grad bidrar til å være med på å utvikle og forbedre løsningen sammen med Helseplattformen. Samtidig får de ansatte mulighet til lære av hverandre, på tvers av kommunegrensene og innad i den enkelte kommune. 

Nylig ble det avholdt et møte med representanter fra de seks kommunene og Helseplattformen som oppsummerte de tre første ukene med ny journalløsning. Her var det stor enighet om at det fortsatt er viktig å jobbe med endringsledelse, samtidig som superbrukere fortsatt er avgjørende ressurser å ta vare på i den enkelte kommune.  En av gevinstene allerede nå er å bli en del av et nettverk med 34 kommuner som arbeider i den samme journalløsningen.

Kommunedirektørene i de seks kommunen leverte alle sine oppdateringer i det siste faste ledermøtet i forbindelse med innføringen. Alle konkluderte med at de har vært lite kontaktet, noe de tok som et meget godt tegn. 

Ryddet i dokumenter, vedtak og arkivskap

Avtroppende kommunedirektør i Tingvoll, Odd Arild Bugge, forteller at kommunen har benyttet anledningen til å rydde godt opp i egen organisasjon før innføringen av Helseplattformen i november.

-Våre ansatte har gjort en stor jobb med å rydde i dokumenter og arkivskap slik at vi har satt bort gamle arkiv der de skal oppbevares i henhold til loven. Nå er de digitalisert og sendt til et interkommunalt arkiv. Dette var dokumenter som ikke skulle være med over i Helseplattformen.

Lela Samvik har ledet innføringen av det nye journalsystemet i Tingvoll kommune. Hun utdyper:

- Vi har kvittet oss med et tonn papirdokumenter. Det er slutt på papirjournaler, samtidig som at vi har sikret at det ligger gyldige vedtak bak alle tjenester som vi i kommunen skal yte innen helse og omsorg. Vi har ellers byttet ut dataparken vår slik at maskinene oppfyller minstekravene og kravene til oppdatering av programvare. Vi har gått ordentlig gjennom personalsystemene når det gjelder stillingskoder, hvor i organisasjonen de hører hjemme, kontrakter etc. Og vi har fjernet bordkalendre og papiralmanakker for timeregistrering. Etter 9. november fører vi alle timer direkte inn i Helseplattformen. Det er tidsbesparende og oversiktlig, og etter noen tastetrykk er faktureringen klar. Helse og omsorg i Tingvoll kommune har blitt heldigital.

Ryddet opp i ulik praksis

Som en del av forberedelsene til å innføre Helseplattformen opplyser Bugge at kommunen har avdekket at det har vært ulik praksis i noen deler av helsetjenesten når det gjelder å journalføre i det gamle systemet som kommunen brukte.

- Noe av det var ikke helt etter boka, men det er ryddet opp i. Samtidig med Helseplattformen har vi helt siden pandemien slitt med bemanningen i helsetjenesten. Vi har derimot satset hardt på å føre en politikk med flest mulig fulltidsstillinger og samtidig ta ned bruken av innleide vikarer. Her har vi hatt et stort overforbruk. Økonomien er fortsatt trang, men vi gjør grep for å endre på dette. Her er Helseplattformen verken en del av problemet eller løsningen. Vi håper derimot å se forbedringer med nytt journalsystem der vi jobber i samme løsning som sykehuset og ambulansetjenesten. Nå håper vi at fastlegene også følger med.

Odd Arild Bugge slutter i jobben som kommunedirektør i Tingvoll i slutten av januar 2025. Da overtar Frøydis Lindstrøm som har lang erfaring som rådgiver innen helse og omsorg i Oppdal kommune og sentral i forbindelse med innføringen av Helseplattformen i kommunen i april 2024.