Ett år med Epic i Midt-Norge

Opland er overbevist om at det nye laboratoriesystemet har hatt stor betydning for hvordan St. Olavs hospital har håndtert koronasituasjonen.​

Gilda Opland, klinikksjef på Laboratoriemedisinsk klinikk på St. Olavs hospital. Bildet er tatt 6. februar, dagen da Helse Møre og Romsdal og Helse Nord-Trøndelag tok i bruk Epic.

Innføringen av et nytt system er krevende, men det førte allikevel til at et stort volum av tester ble håndtert, akkurat da det trengtes som mest.

Nå har også resten av sykehusene i regionen koblet seg på samme løsning. Det skjedde 6. februar 2021, nesten ett år etter St. Olavs hospital. I mellomtiden har man brukt tiden godt til å skaffe seg erfaringer og gjort forbedringer, slik at Helse-Nord Trøndelag og Helse Møre og Romsdal kunne starte med en enda bedre løsning enn den man startet opp med på St. Olavs hospital.

Epic er leverandør til både prosjektet HMN LAB og til Helseplattformen. Beaker er en av applikasjonene som tilbys i løsningen, felles pasientjournal som rulles ut med Helseplattformen inneholder flere slike applikasjoner som er tilpasset ulike fagområder.

Helse Midt-Norge IT har gjennomføringsansvaret for HMN LAB og har gjennomført prosjektet i tett og godt samarbeid med Helseplattformen, helseforetakene og leverandørern Epic.

Stor endringsprosess

– De elleve månedene har gitt oss tid til å justere og rette opp feil som gjør at vi nå har et bedre konfigurert produkt enn vi hadde for et år siden, sier Hans Roar Sandberg som har vært prosjektleder for anskaffelsen og innføringen av Epic Beaker i hele regionen.

Hans Roar Sandberg, prosjektleder for innføringen av nytt laboratoriesystem i Helse Midt-Norge. Bildet er tatt i forbindelse med at Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal skiftet sine systemer 6. februar 2021.

 – Det er en stor endringsprosess for de ansatte å lære seg et nytt system og selv om man nå har høstet mange erfaringer fra St. Olavs hospital, så vil det ta tid for de ansatte i Møre og Romsdal og i Nord-Trøndelag å venne seg til nye arbeidsflyter og et nytt arbeidsverktøy. Etter hvert vil forhåpentligvis de også oppleve de samme gevinstene som St. Olavs hospital nå gjør, sier Sandberg.Nå som alle laboratoriene i regionen har det samme systemet krever det et godt samarbeid om en regional forvaltning av systemet.
– En regional forvaltning vil nødvendigvis legge opp til økt standardisering og mer samordnet endringshåndtering av laboratoriene. For sykehusene vil det gi en god mulighet til virksomhetsstyring på et helt annet nivå enn tidligere, men det vil også stille krav til god dialog og kreve kompromisser på tvers av fag og organisasjon, sier Sandberg.For Gilda Opland og hennes kollegaer er de lettet over at de nå har et års erfaring bak seg, selv om det har vært mye jobb og lange dager.
– De andre foretakene har nok kjent på samme strevet som vi hadde på St. Olavs hospital for et år siden, men det er verdt det og jeg tror at dette er en genuin mulighet for oss som region. Det er nærliggende at vi nå kan samordne kjøp av analyseinstrumenter, planlegge drift i valg av metodikk, standardisering av svar, faglig utvikling og deling av erfaringer på tvers, mener Opland, som også tror at på sikt så ligger det en økonomisk gevinst i å samordne den totale laboratoriedriften i regionen.

Gilda Opland til venstre og Hans Roar Sandberg til høyre på kommandosentralen under overgangen ved Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal 6. februar 2021. Hege Røe og Fredrik Solsvik i midten.

Fra papir til automatiserte løsninger

Laboratoriene på sykehusene hadde gamle utgåtte systemer og flere har gått over fra delvis papir og manuelle metoder til et system som gir muligheter for automatiserte løsninger og raske prøvesvar.
– Vi har fått en helt annen oversikt over produksjonen og prøvenes gang i systemet enn vi hadde før, og dette er med på å øke kvaliteten og pasientsikkerheten. Generelt er rapportering, arbeidslister og oversikter veldig gode i Epic Beaker og det gjør jobben enklere, sier Opland.En som har erfart dette og fått en ny arbeidshverdag er seksjonsleder for medisinsk mikrobiologi, Sandra Swendgaard Halvorsen-Fredheim (bildet). – Tidligere brukte vi lab-datasystemet til å registrere prøver og å registrere svar. Arbeidet med selve prøven ble gjort på papir og lagret i permer eller scannet inn i andre datasystemer. Nå lagres arbeidet underveis i samme datasystem, på samme plass og det gir økt trygghet og økt kvalitet i behandlingen av prøvene. For eksempel så har kontroll punkt mot lege blitt elektronisk, og i stedet for at legen må møte opp fysisk for å gå igjennom skjema liggende i en kassett, så er oppgaven allerede i systemet til legen, sier Swendgaard Halvorsen-Fredheim.

De ansatte har vært gjennom en omstillingsprosess for å venne seg til det nye systemet og de hadde forberedt seg godt på endringer i arbeidsflyten på laben før go-live.

Selv om de er svært fornøyd med det nye systemet idag, har det vært noen utfordringer underveis.
– Blant annet var hverken serologi eller genteknologi helt på plass da  vi skrudde på Beaker 7. mars 2020 og det medførte at mange ressurser fra avdelingen ble trukket ut for å hjelpe til med testing. Selv om mye er tatt hånd om underveis, gjenstår det fortsatt endel før vi er i mål.  Heldigvis har vi mange dyktige fageksperter, superbrukere og analytikere som har gjort en strålende jobb og hjulpet oss underveis.

Doblet antall analyseprøver

Både HMN LAB prosjektet og Epic har vært nødt til i å finne raske løsninger under pandemien. Et eksempel er de nye analysene (Covid19- PCR analyser) som kom lynraskt på plass.

– Med den prøvemengden som ankommer laboratoriet på St.Olavs hospital i forhold til Covid-19, tør vi ikke engang tenkte på hvordan det ville vært uten de nye løsningene som kom på plass takket være Beaker. Vi fikk raskt mengdetrening i å ta det i bruk og de ansatte rakk heldigvis ikke å bekymre seg over det nye datasystemet, sier Swendgaard Halvorsen-Fredheim.
– For de ansatte har dette gitt betydelig forbedring og en reduksjon av manuelt arbeid som har stor betydning for både arbeidsmengden og belastningen. I tillegg får pasienten raskere prøvesvar noe som vi er svært fornøyd med, og som ikke hadde vært mulig før Beaker.

Samarbeid på tvers

Avdeling for medisinsk mikrobiologi på St. Olavs hospital er en stor avdeling med flere fagområder, men under pandemien har alle vært nødt til å bidra.

Ansatte som jobber med andre fagområder har lagt sitt arbeid til side for å jobbe med koronaprøver. I tillegg er det etablert to egne korona-prøvemottak for å spre de ansatte på flere områder (av smittevern hensyn) og gjøre plass til å kunne ta imot store mengder med koronaprøver.

– Vi er heldigvis mange ansatte og vi har et godt samarbeid på tvers av fagområdene. Det gode arbeidsmiljøet har bidratt til at vi har taklet et så stort prøvevolum og koronapandemien så bra, sier Swendgaard Halvorsen-Fredheim.