HelsaMi

Spørsmål og svar for kommunene i Midt-Norge

Helseplattformen får mange spørsmål både skriftlig og muntlig i ulike møter. Her har vi samlet svar på noen av de mest aktuelle spørsmålene fra kommunene.  

Trondheimsfjorden sett fra Malvik.

Svarene er basert på avklaringer som foreligger per 15.februar 2022. Svarene er inndelt etter følgende tema:

1.      Om Helseplattformen
2.      Fastleger
3.      Avtaleverk
          a. Opsjon og lisenser
          b. Forprosjekt, avrop og tjenesteavtale
4.      Økonomi
5.      Drift og forvaltning
6.      Aktiviteter i innføringsprosjekt
7.      Gevinstrealisering
8.      HelsaMi, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering
9.      Innovasjon
10.    Forholdet til nasjonale tjenester

Kommuner som ønsker å lagre dette dokumentet som en pdf-fil kan gjøre det ved å gå helt nederst i denne saken. Pass på at du har sist oppdaterte versjon.

1. Om Helseplattformen

Helseplattformen AS eies av Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune i et såkalt offentlig-offentlig samarbeid. Etterhvert som flere kommuner signerer tjenesteavtale forplikter de seg også til å kjøpe aksjer i Helseplattformen AS. 

Selskapet innfører en felles løsning for pasientjournal og pasientadministrativt system til alle aktører som yter offentlig helsetjeneste i regionen. Løsningen er også lagt til rette for private aktører. Gjennom Helseplattformen har Midt-Norge et oppdrag som nasjonal utprøvingsregion for det nasjonale målbildet «Én innbygger – én journal». 

Systemet følger pasienten i alle møter med helsetjenesten, og pasienten får også bedre tilgang til sine helseopplysninger og informasjon om sin behandling gjennom innbyggerportalen «HelsaMi».

Innføringen av et felles system erstatter mange av dagens løsninger. I tillegg til innføring av ny teknologi innebærer dette omstilling til nye arbeidsmåter for mange i helsetjenesten. Helseplattformen støtter organisasjonene i dette endringsarbeidet som en del av avtalen som inngås. 

Innføringsprosjektet startet våren 2019 etter et treårig offentlig anskaffelsesprosjekt. Kontrakten ble inngått med amerikanske Epic, som leverer journalsystemet, og med IBM Norge som leverer sikkerhetsløsningen med pålogging og automatisert tilgangsstyring. Helsepersonell fra hele regionen deltok i arbeidet med å stille krav til leverandørene og evaluere tilbudene som kom inn i konkurransen. Kontrakten ble fremforhandlet på vegne av alle sykehus og kommuner i Midt-Norge.

De første som tar i bruk Helseplattformen er Trondheim kommune, Øya legesenter og legevakta i Trondheim fra mai 2022.

1.1 Hvorfor trenger vi Helseplattformen?
For å gi god helsehjelp trenger helsetjenesten informasjon om pasienten. I dag lagres pasientdata i ulike systemer – på sykehus, hos fastlege eller i kommunal helse og omsorg. Disse systemene henger ikke sammen, og de ulike behandlerne ser ikke hverandres informasjon selv om de behandler samme pasient. 
I tillegg til elektroniske journaler benyttes fortsatt ark og permer, "gule lapper" og telefaks i helsetjenesten. Noe informasjon må formidles muntlig og pr telefon. 

Dagens IKT-systemer gir arbeidsverktøy med begrenset mulighet for integrasjon og informasjonsutveksling.

En økende andel eldre mennesker, mer sammensatte og komplekse sykdomsbilder og strammere økonomiske forutsetninger stiller høyere krav til samhandling på tvers av helse- og omsorgssektoren.

Fremtidige krav til informasjonssikkerhet vil kreve omfattende oppgradering av mange av dagens systemer.

På grunn av fremtidige kapasitetsutfordringer forventes det mangel på helsetjenester. Med ny teknologi kan helsepersonell jobbe mer effektivt og innbyggerne vil oppleve økt kvalitet på tjenesten. 

1.2 Hva er konsekvensene av dagens situasjon?
Det gjøres fremragende arbeid på tross av mangelen på moderne, digitale verktøy. Norge har høy kvalitet på sin helsetjeneste. Men mange blir overrasket når de selv havner i en pårørende- eller behandlingssituasjon og ser at spesialisten på sykehuset ikke kjenner alle opplysninger fra fastlegen, og at fastlegen ikke har innsyn i det som er gjort på sykehuset. Selv ikke mellom kommunal legevakt og sykehusets akuttmottak er det tilgang til felles opplysninger. 

Når informasjonen er lagret så mange ulike steder er det en risiko for at pasientdata kommer på avveie i tillegg til at det hindrer helhetlig oversikt over pasientens situasjon.
Helsepersonell bruker mye tid på å lete etter eller dobbeltføre helseopplysninger. 
Feilbehandling og feilmedisinering kan oppstå på grunn av mangelfull oppdatering av informasjon. 

Pasient- og brukerrepresentanter forteller om opplevelser av dårlig informasjonsflyt, at de selv er ansvarlige for å holde styr på sine opplysninger og må gjenta sin historie for hver ny behandler de møter. 
Flere årsverk går med til dobbeltarbeid som for eksempel å bestille og endre timer, noe som lett kan gjøres av pasienten selv med moderne teknologi.

1.3 Hvorfor har det blitt slik?
Helsetjenesten har et stort etterslep på digital utvikling, med mange systemer som har fått utvikle seg ulikt og ukoordinert over tid. Helseopplysninger er sensitiv informasjon som omfattes av et strengt lovverk, og noe av utviklingen vi nå oppnår i Midt-Norge har krevd lovendringer. Dette er også store organisasjoner, som ikke har ressurser til å drive store utviklingsprosjekter når liv og helse skal prioriteres. En omfattende organisasjonsendring er et stort løft.
Å få til et felles system slik vi nå gjør i Midt-Norge har vært et mål i mange år, men ingen har lyktes med det tidligere verken i Norge eller i andre land vi sammenligner oss med. 

1.4 Hva er status i prosjektet?
Helseplattformen er et stort og krevende prosjekt, banebrytende på mange områder. På grunn av pandemien og andre uforutsette utfordringer besluttet styret en seks måneders utsettelse slik at første innføring ble satt til april 2022. Etter den nye fremdriftsplanen er prosjektet i rute. Løsningen fra Epic er oversatt og tilpasset norske forhold, programvare spesialutviklet for norsk helsetjeneste er levert og godkjent, testfasen er avsluttet og opplæring er i gang.

Parallelt med prosjektaktivitetene pågår dialog og informasjonsarbeid i kommunene som kan slutte seg til fellesskapet etter et vedtak i kommunestyret, og arbeid med tilpasning og informasjon om løsningen til fastleger.

1.5 Hva er den største forskjellen på Helseplattformen og dagens journalsystem i kommunen?
Hver kommune har flere ulike journalsystem i dag med varierende teknologisk nivå. Felles for dem er at de er verktøy for dokumentasjon, men ikke for deling av informasjon på tvers mellom de ulike aktørene som gir helsehjelp. Den viktigste forskjellen med Helseplattformen blir at disse aktørene ikke trenger å sende meldinger til hverandre eller vente på rapporter, men får den informasjonen de skal ha i en og samme database. Ett system er nok.

Når informasjonen legges inn som strukturerte data, og ikke i fri tekst, blir den også gjenbrukbar til statistikk og styringsdata, forskning og forbedring.
Helseplattformen skal støtte helsepersonell i deres arbeid. Alle arbeidsoppgaver som skal gjøres i et pasientforløp, av alle fagene som er involvert, er bygget inn i systemet.
Behandleren får beskjed om neste steg i prosessen. Pasienten trenger ikke gjenta alle opplysninger om seg selv, det ligger oppdatert på skjermen til behandleren enten det er en fastlege, en kirurg, en sykepleier eller en fysioterapeut. 
Administrasjonen får styringsinformasjon gjennom enkelt uttrekk av rapporter og oversikter. Sykmelding, kommunal saksbehandling og pålagt rapportering til nasjonale helseregistre går automatisk. Tilgangsstyring for nyansatte, vikarer og studenter som kommer og går blir også automatisert med sikker pålogging.

1.6 Skal alle se alt samtidig?
Nei, skjermbildet er tilpasset den rollen som logger seg inn i systemet. Kritisk informasjon, allergier, viktige aktuelle sykdommer og legemiddelliste deles med helsepersonell med tjenstlig behov - det vil si helsepersonell  som trenger denne informasjonen i møtet med pasienten. Det betyr for eksempel at en sykepleier i hjemmesykepleien kun har tilgang til brukerne som denne sykepleieren jobber med, og kan ikke søke opp informasjon om andre brukere eller pasienter.
Pasient – og pårørende som har fullmakt – har tilgang til de samme opplysningene, hentet fra den samme databasen, oppdatert i sann tid. Dette oppnås gjennom pasientportalen HelsaMi.

1.7 Hvem bestemmer over utviklingen av Helseplattformen?
Selskapet Helseplattformen AS skal drifte og videreutvikle løsningen. Eiere er Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune, og det er tatt høyde for at flere kommuner kommer inn som eiere på sikt.

Det er opprettet en faglig beslutningsstruktur der helsepersonell bestemmer hvordan løsningen skal settes opp og hvordan den skal videreutvikles. Slik er beslutninger om oppsett tatt underveis, og strukturen skal bestå under fremtidig drift av løsningen. 
Epic som leverandør har nærmere 10.000 ansatte, de fleste er programvareutviklere. Systemet kommer med fire oppdateringer i året. Innovasjon fra andre kunder og leverandører kan også kobles til systemet og blir dermed tilgjengelig for alle Epics kunder verden over.

1.8 Hvordan er kommunenes interesser ivaretatt i arbeidet?
Kommunene var representert gjennom kravstilling og anskaffelsesprosess. Samarbeidsrådet for opsjonskommuner ivaretar kommunenes interesser. Trondheim kommune har siden starten påtatt seg ansvar for kommunale interesser og hatt tett samarbeid med kommunedirektørene og Kommunesektorens organisasjon (KS). 
I innføringsprosjektet er det nedsatt en regional arbeidsgruppe bestående av regionale innføringsledere som ivaretar kommunale interesser på mer operasjonelt nivå. 
Kommunene er representert i den helsefaglige beslutningsstrukturen. Siden høsten 2019 har over 220 fageksperter bidratt til å tilpasse løsningen til kommunal helse- og omsorgstjeneste. Alle tjenesteområder og over 20 kommuner er representert.

2. Fastleger

Helseplattformen arbeider intensivt med å legge til rette for at fastlegene tar i bruk den felles journalløsningen. 
Øya legesenter i Trondheim kommune innfører løsningen samtidig med Trondheim kommune. Fageksperter fra to private legekontor i Trondheim vil bistå på Øya legesenter under innføringen av den nye løsningen i tillegg til andre ressurser fra Helseplattformen.  
Noen fastleger er ansatt i kommunen, noen er selvstendig næringsdrivende og noen har en kombinasjon. Fastlegene benytter ulike systemer fra ulike leverandører i dag, og har ikke direkte innsyn i pasientjournaler og pasientadministrative system i verken kommunens helsetjeneste eller når deres pasienter blir innlagt på sykehus. Ved å bruke Helseplattformen kan fastlegen se den samme informasjonen som alle andre som behandler pasienten, samtidig og oppdatert.

2.1 Hva gjøres for å få med fastlegene?
Gjennom hele innføringsprosjektet har fastleger deltatt som fageksperter for å ivareta fastlegenes behov for tilpassede brukerflater og informasjon. Leger med fastlegekompetanse har vært tilknyttet Helseplattformen siden anskaffelsen startet.
Den norske legeforening er støttende til Helseplattformen og bistår i arbeidet med å utarbeide avtaleverk for fastlegene.

Helseplattformen har et eget team som jobber direkte ut mot fastlegekontorene. Arbeidet ledes av leger og er rettet mot fastleger i alle driftsformer (fastlønnede, 8.2-avtale og uten kommunalt driftstilskudd). Kontorene får tilbud om både møter og webinar med tilpasset informasjon om Helseplattformen og fastlegeløsningen, samt demonstrasjoner i bruk av løsningen. 
Teamet anser det som svært viktig at hele fastlegekontoret (alle medarbeidere) får god informasjon, uavhengig av kommunens beslutningsmyndighet hva gjelder EPJ.

3. Avtaleverk

Alle kommuner i Midt-Norge har opsjonsavtaler med Helseplattformen. Den offentlige anskaffelsen som ble ferdigstilt våren 2019 ble gjort på vegne av kommunene​, sykehusene og fastlegene i regionen basert på en kravspesifikasjon med bred involvering. Forhandlingene om en best mulig pris ble også gjort på vegne av fellesskapet.

Kommunene har formelt deltatt i anskaffelsen av journalsystem og tilgangsstyring gjennom fullmakt. Det betyr at man har rett, men ikke plikt, til å få Helseplattformen levert, på de vilkårene som er beskrevet i avtalene med Epic og IBM.
Opsjonsavtalen innebærer at kommunen ikke trenger å gå ut på en egen anskaffelse, men fatte et vedtak i kommunestyret, for å slutte seg til den felles journalløsningen.
Ved utgangen av 2021 hadde 38 kommuner gjort vedtak om å iverksette arbeidet fram mot opsjonsutløsning. Beslutningene gir klarsignal for å starte forprosjektet som skal føre til inngåelse av en tjenesteavtale. I tillegg har flere kommuner basert på vedtaket satt i gang sine lokale innføringsprosjekt. Noen av kommunene har også vedtatt å kjøpe aksjer i selskapet Helseplattformen AS.

Avtalen med Epic har en varslingsfrist på 12 måneder for at man skal være garantert å kunne komme med i den påfølgende fasen med innføring. Det praktiske innholdet i fristen er knyttet til at det skal være nok tid til å gjennomføre aktiviteter før man tar Helseplattformen i bruk, og er ikke i seg selv en absolutt forutsetning. Det vil si at dersom aktivitetene gjennomføres slik at man rekker å bli klar til produksjonssetting vil man kunne foreta selve signeringen av tjenesteavtalen senere.

I tjenesteavtalen er det forutsatt at man tiltrer samarbeidsavtalen. Koplingen mellom tjenesteavtalen, samarbeidsavtalen og aksjonæravtalen følger av tidligere inngåtte fullmakts- og samarbeidsavtaler for kommunene (de som har signert seneste utgave av denne), og av samarbeidsavtalen mellom Trondheim kommune og Helse Midt-Norge RHF. Her er det lagt til grunn at når man gjør bruk av opsjonen så skal man inngå i samme samarbeidsavtale som Helse Midt-Norge og Trondheim og som disse bli eiere i den felles forvaltningsorganisasjonen.

Innholdet i avtalene er kort fortalt at man som kunde får tilgang til Helseplattformen som en helhetlig tjeneste (basistjenesten) basert på de underliggende systemene som er anskaffet fra Epic og fra IBM, med bidrag fra Helse Midt-Norge på infrastruktur, og der Helseplattformen AS i tillegg tilbyr support- og støttefunksjoner. Det tilbys et høyt nivå på tilgjengelighet og support, begrenset av de ressurser eierne har avsatt. 
Omfanget av funksjonalitet er slik det er spesifisert for å oppfylle målbildet i helseplattformsamarbeidet for den enkelte kundegruppe. Man velger selv hva man tar i bruk av den tilgjengelige funksjonaliteten. Prisstrukturen består, uavhengig av den enkeltes bruk, av et inngangsvederlag og en årlig driftskostnad. 

Det vil være en viss adgang til å bestille tilleggstjenester og tilleggskapasitet, men begrenset i faser med fokus på implementeringsaktiviteter. 
Prioriteringer av ressurser og gjennomføring av endringer vil gjennomføres innenfor den etablerte beslutningsstrukturen i Helseplattformen ("faglig beslutningsstruktur"). Kostnader til aktørspesifikke endringer vil dekkes av den/de kundene som bestiller endringen. 

Tjenesteavtalen, inkludert beslutningsstrukturen, skal revideres basert på erfaringene med avtalen, med sikte på at endringer som partene er enige om skal tre i kraft senest 6 måneder etter produksjonssetting for Helseregion Møre og Romsdal (HMP PD3). Helseplattformen skal ta initiativ til denne avtalerevisjonen og forberede og lede gjennomføringen av revisjonen. Alle kunder skal involveres i og gis lik mulighet til å delta i arbeidet. 

Kontroll med kvaliteten på tjenestene og sikkerhet for effektiv bruk av ressurser som stilles til disposisjon vil skje gjennom måling og rapportering av oppnådde resultater. Avtalen er oppsigelig med ett års frist for kommuner, tre år for Trondheim og fem år for St. Olavs hospital HF, Helse Nord-Trøndelag HF og Helse Møre og Romsdal HF.

3.1 Hvordan er prosessen frem mot signering av avtaler, og hva er den rettslige forpliktelsen?
Ønsker man å bruke (utløse) opsjonen går dette i to steg; forprosjektfase og hovedprosjektfase. Dette er i samsvar med avtalen med leverandørene Epic og IBM. Forprosjektet starter med signering av en "avropsavtale". Her forplikter man seg til å delta med ressurser for å forberede å gjøre bruk av opsjonen. 

Deretter, når forprosjektet er gjennomført, går man videre og utløser opsjonen gjennom å signere en leveranseavtale (tjenesteavtalen). Inntil da har ikke kommunen inngått noen økonomisk forpliktelse overfor Helseplattformen. Denne signeringen forplikter kommunen og utløser samtidig opsjonen overfor leverandørene av systemene som utgjør Helseplattformen. Dermed starter hovedprosjektfasen.
Alle andre erklæringer er å betrakte som interne beslutninger i kommunen og signaler på at man ønsker å delta, men det er først med signering av tjenesteavtalen det oppstår en rettslig forpliktelse til å motta leveranser.

En utløst opsjon innebærer en rett for hver enkelt aktør til å ta ut en lisens i kontrakten med Epic til en avtalt pris. Alle aktører har sin egen lisens i kontrakten, som er tilpasset den enkelte aktør (for eksempel den enkelte kommune). 
I tilpasningen er det tatt utgangspunkt i antallet innbyggere i kommunen.

Spørsmål og svar om opsjon og lisenser

3.2 Hvor lenge er opsjonen gyldig?
Opsjoner kan utløses inntil 10 år etter at Helseplattformen er tatt i bruk og godkjent av det siste Helseforetaket i HMN, dvs. 10 år etter at PD3 – siste produksjonssetting i hovedprosjektet - er godkjent.

3.3 Hva er konsekvensene av en eventuell utsettelse for opsjonen?
I kontrakten med Epic vil det ikke være annet enn at opsjonsprisen for lisensen har blitt noe høyere. Denne indeksreguleres i samsvar med endring i KPI hovedindeks.

3.4 Hva dekkes av lisensen?
Lisensene til kommunene dekker bruk av Helseplattformen for alle helsetjenester som ligger under kommunens ansvar. Det er egne lisenser for fastlegene, som dekker deres ansvar/funksjon. 

3.5 Kan lisensen deles opp, slik at man for eksempel kan kjøpe bare lisens for sykehjem?
En kommunes lisens kan ikke deles opp slik at man kan ta ut/avrope bare litt av sin lisens, for eksempel for bare skolehelsetjenesten, eller for bare for noen av sine helsearbeidere. Man må ta ut hele lisensen. 
Ett unntak er tre distriktsmedisinske sentre (DMSer), som er et spesialtilfelle gjennom at det er et samarbeid mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. 

3.6 Det er satt en varslingsfrist på 12 måneder. Hvorfor?
Avtalen med Epic har en varslingsfrist på 12 måneder for at man skal være garantert å kunne komme med i den påfølgende "go-live", altså neste produksjonssetting av løsningen som vil utføres parallelt i flere kommuner. Det praktiske innholdet i fristen er knyttet til at det skal være nok tid til å gjennomføre aktiviteter før man tar Helseplattformen i bruk, og er ikke i seg selv en absolutt forutsetning. 

3.7 Er fristen absolutt?
Nei, dersom aktivitetene gjennomføres slik at man rekker å bli klar til produksjonssetting vil man kunne foreta selve signeringen av tjenesteavtalen senere.

3.8 Må kommunen bli medeier i Helseplattformen AS?
Samarbeidsrådet i Helseplattformen nedsatte et forhandlingsutvalg som skulle framforhandle en tjenesteavtale. Utvalget, som besto av representanter fra kommunene, Trondheim kommune og Helse Midt-Norge, ble enige om at kommunene skal forplikte seg til å kjøpe aksjer i Helseplattformen AS når de inngår tjenesteavtalen. 

Koplingen mellom tjenesteavtalen, samarbeidsavtalen og aksjonæravtalen følger av tidligere inngåtte fullmakts- og samarbeidsavtaler for kommunene (de som har signert seneste utgave av denne), og av samarbeidsavtalen mellom Trondheim kommune og HMN RHF. Her er det lagt til grunn at når man gjør bruk av opsjonen så skal man inngå i samme samarbeidsavtale som HMN og Trondheim og som disse bli eiere i den felles forvaltningsorganisasjonen.

Mer om forprosjekt, avropsavtale og tjenesteavtale
Prosjektperioden går gjennom to faser hvor forprosjektfasen starter formelt ved inngåelse av «Avropsavtale» og en hovedprosjektfase som starter ved inngåelse av «Tjenesteavtale».
Tjenesteavtalen har et eget Bilag 2, Etableringsfasen. Dette bilaget beskriver innføringsplanen, herunder hvilke aktiviteter kommunen forplikter seg til å gjennomføre i forbindelse med innføring av Helseplattformen. Bilag 2 har virkning frem til Helseplattformen er innført og godkjent av kommunen. 

3.9 Hvilke aktiviteter gjennomføres i forprosjektet?
Hovedhensikt med denne fasen er å kartlegge kommunen og få innsikt i lokale forhold som danner grunnlag for hvor stort omfang (scope) hovedprosjektet vil ha for kommunen i form av ressursinnsats, tidsbruk og kostnader innen hovedområder som: 
1. Behov for datamigrering. Hvor stort er omfanget av datamigrerings-behovet?
2. Anskaffelse av IT-utstyr. Hva er utstyrs-gapet på det utstyr kommunen har og hvilket utstyrsbehov det vil innebære å ta i bruk løsningen?
3. Arbeidsflyt. Verifisere at arbeidsflyten i løsningen dekker kommunens behov.
Basert på de funn som gjøres i forprosjektfasen er det mulig for Helseplattformen å utarbeide en tjenesteavtale i tillegg til at kommunen kan forberede seg og forplikte seg til det arbeid som skal utføres i Hovedprosjektet. 

Helseplattformen har en fleksibel tilnærming til forprosjektfasen gjennom å tilpasse forprosjektets aktiviteter for å sikre at både kommunen og Helseplattformen har best mulig oversikt hvordan status er i kommunen og innhentet erfaringer som blir reflektert gjennom justerte prosjektaktiviteter i PD2 og PD3. Aktiviteter som er identifisert i forprosjektfasen, men ikke gjennomført før etableringsfasen i Tjenesteavtalen kan velges overført til hovedprosjektet.

3.10 Hvilke aktiviteter gjennomføres i hovedprosjektet?
Basert på den kartlegging av behov og omfang kommunen har for tilpasning og justeringer i forprosjektfasen bygges løsningen, utstyr anskaffes og kommunen gjennomfører nødvendige aktiviteter før produksjonssetting av løsningen. Tjenesteavtalen gir en overordnet beskrivelse av innføringsplan og aktiviteter som må utføres lokalt. Verktøy for planlegging og annen metodehjelp tilbys. Opplæringsmateriell er utarbeidet av Helseplattformen som en del av tjenesten. 

3.11 Hvordan er innholdet i avtalene kvalitetssikret på vegne av kommunene?
Generelt har Trondheim kommune – med representanter fra andre kommuner – gjennom hele arbeidet fra anskaffelse, oppsett og innføring av Helseplattformen bidratt med å spesifisere, etablere og teste ut funksjonalitet i løsningen som skal understøtte kommunehelsetjenestens funksjoner. Dette inngår i den helhetlige løsningen som vil bli levert til Helseplattformens kunder slik det er beskrevet i Tjenesteavtalen. Anskaffelsen har blitt gjennomført i regi av Helse Midt-Norge RHF og Trondheim kommune med fullmakter innhentet fra opsjonskommunene.

I arbeidet med Tjenesteavtalen har Helseplattformen samarbeidet tett med representanter fra Trondheim kommune, Helse Midt-Norge og et forhandlingsutvalg representativt for opsjonskommunene i PD2 (som er planalgt påkobling høst 2022) og PD3 (som er planlgt påkobling vår 2023). Utvalget er utpekt av samarbeidsrådet for opsjonskommunene. Det ledes av kommuneadvokaten i Levanger, og består i tillegg av representant for kommuneadvokaten i Ålesund og en representant fra fagsiden (kommunelegen i Surnadal). I tillegg har RIL’ene (regionale innføringsledere i kommunene) bidratt med innspill fra de øvrige kommunene i regionen. I sluttføringen av arbeidet med tjenesteavtale ble forhandlingsutvalget supplert med juridisk bistand fra Kristiansund, samt kommunedirektører fra Røros og Hustadvika. 

3.12 Hvordan kan avtalen inkludere f.eks. interkommunale selskap eller andre underliggende virksomheter?
De kommuner som har tatt ut/avropt sin opsjon på Helseplattformen står fritt i forhold til å benytte løsningen, uavhengig av hvordan de velger å organisere seg og/eller samarbeide for å produsere/levere de helsetjenester de er ansvarlig for.
Flere kommuner eier for eksempel rehabiliterings-institusjoner. Rehabilitering er beskrevet i kontrakten med Epic både helsefaglig og administrativt.
Interkommunale selskap som produserer/leverer helsetjenester som kommunene er ansvarlige for følger normalt produksjonssetting sammen med vertskommunen hvor selskapet er lokalisert.

4. Økonomi

Selskapet Helseplattformen AS skal ikke ha til formål å skape økonomisk overskudd ut over det som kreves for en forsvarlig kapitalforvaltning, men drives etter prinsippet om kostnadsdekning, ifølge vedtektene. Selskapet skal ikke utbetale utbytte. 
Prinsippene for fordelingen av kostnad mellom de ulike aktørene er beskrevet i samarbeidsavtalen mellom eierne fra 2019 (bilag 3). 

Helseplattformen og kommunene har i samarbeid utarbeidet en kostnadsmodell. 
Dette er en estimeringsmodell som har som formål å belyse den totale kostnaden med Helseplattformen for den enkelte kommune, både investeringskostnad, innføringskostnader og kostnader til fremtidig drift og forvaltning.

I arbeidet med kostnadsmodellen påpekte Samarbeidsrådet en utfordring med høy kostnad og risiko for kommuner som tar i bruk løsningen tidlig. Det gjelder særlig utgifter til integrasjoner og datamigrering, som er høyere for små kommuner og for de som går først og ikke får nytte av gjenbruksverdi. Det ble derfor utarbeidet en fordelingsmodell som bygger på et «solidaritetsprinsipp». Noen av kostnadene fordeles etter innbyggertall, og en mindre andel som fordeles likt på antall kommuner.
Kostnadsmodellen tar hensyn til lokale kostnader basert på kommunenes egne betraktninger. Modellen baserer seg på følgende:  

  • En andel av hva det koster å bygge en felles løsning
  • Engangslisenser knyttet til bruk av Epic-løsningen og IBM
  • Kostnader knyttet til innføring, samt migrering av data og integrasjon mot ulike kommunale systemer som skal behandles
  • Engangskostnader knyttet til opplæring og instruktører
Det er i tillegg tre hovedkomponenter ved driften som det er knyttet kostnader til:

  • Drift og vedlikehold ved selve løsningen. Her ligger det en fordelingsmodell til grunn som er avtalt gjennom en samarbeidsavtale for alle opsjonskommuner.
  • ​Kostnaden for lisenser fra Epic og IBM
  • ​​Kostnad av drift av teknisk plattform (TPHP)
For mer informasjon henvises til kostnadsmodellen 1.1 samt presentasjon som forklarer modellen i større grad: «Kostnadsmodell opsjonskommuner – delt med kommuner». Regional innføringsleder kan distribuere disse til kommunene. 
Helseplattformen har per februar 2022 hatt over 70 møter og oppfølgingssamtaler med kommuner i hele Midt-Norge der kostnadsmodellen har blitt presentert.  

4.1 Hvordan har kommunene vært involvert i utviklingen av kostnadsmodellen?
Hver kommune eier sine egne estimater knyttet til innføring av Helseplattformen.
Kommunene har hver for seg vært ansvarlig for å utarbeide estimater for hva man selv skal betale for å koble seg på løsningen. Helseplattformen har tilbudt kommunene støtte i prosess og gjennomføring, samt å dele erfaringer fra tilsvarende arbeid i andre kommuner. Kostnadsmodellen ble utarbeidet basert på omfattende estimeringer og vurderinger gjort av Namsos, Rindal og Molde. Disse tre kommunene er representative for regionen gjennom ulik størrelse, med ulik grad av kompleksitet og forskjellige journalsystem. I tillegg tar modellen utgangspunkt i estimater fra Trondheim kommune, for eksempel når det gjelder estimerte usikkerhetsavsetninger, og fra Epic med deres erfaringer når det gjelder opplæring. 

4.2 Hvordan er usikkerhet behandlet i kostnadsmodellen?
Helseplattformen er et stort IT-prosjekt, men innebærer også mye organisasjonsutvikling. Statistisk overskrider 2 av 3 slike prosjekter sine kostnadsrammer, og det er derfor kalkulert med en usikkerhetsavsetning.
Usikkerhetsavsetningen skal dekke eventuelle merkostnader, produksjonstap eller behov for ekstra innleie som følge av endring av arbeidsprosesser og rutiner.
Usikkerhetsavsetningen skal dekke risikoen knyttet til hvilken funksjonalitet Helseplattformen eventuelt ikke dekker i første versjon eller ved første innføring.
Risikopåslaget er tenkt å dekke usikkerhet knyttet til beregnede kostnadselementer, men også ta høyde for potensielle kostnadselementer som ennå ikke er identifisert.

4.3 Hva blir kommunenes endelige pris?
Informasjon om kommunenes endelig pris står oppført i bilag 5 i Tjenesteavtalen. Bilaget gir detaljert informasjon om endelig pris for innføring av Helseplattformen oppdelt i komponentene etableringspris, årlig tjenestepris samt bestillbare tjenester.  
For å kunne si noe om kommunenes pris i et tidlig stadium har alle kommuner fått tilbud om kostnadsgjennomganger arrangert av Helseplattformen AS. I tillegg til tidligfaseestimering av investeringskostnaden «Tjenestekostnad HP AS» (se innledning i dette delkapitlet for bestanddeler), tar modellen for seg kostnader som oppstår hos kommunen lokalt. Kostnadsmodellen er i så måte et godt utgangspunkt for å estimere den totale kostnaden for innføring av Løsningen. Per primo januar 2022 har det blitt gjennomført kostnadsgjennomganger for 38 kommuner. 

4.4 Kan kommunen forhandle seg til en lavere pris ved for eksempel å ikke bruke hele løsningen?
Nei. Som nevnt i kapittel 3 og spørsmål 3.5, kan ikke lisensen deles opp. Prisen ble fremforhandlet med Epic under anskaffelsen på vegne av alle kommuner i regionen. Deretter er det vedtatt en pris og en kostnadsmodell for alle aktører.

4.5 Hvordan er forholdet mellom de kostnadsestimatene som har blitt kjent underveis i arbeidet og endelig kostnad for de kommunene der dette er kartlagt?
Prisene som har kommet fram i arbeidet er i samsvar med prisnivået i kostnadsestimatene.

4.6 Gjennom media har det kommet fram at flere kommuner krever økt statlig finansiering. Trondheim kommune har krevd at det statlige lånet på 636 millioner som ble gitt over statsbudsjettet for å dekke investeringskostnader for kommuner og fastleger, skal omgjøres til tilskudd. Vil kostnadsmodellen bli justert dersom det blir aktuelt med økt finansiering fra staten?

Det pågår administrative og politiske diskusjoner og prosesser rundt finansiering som Helseplattformen AS ikke tar del i, og som eiere og politiske aktører må uttale seg om. 

Den forrige regjeringen etablerte en tilskuddsordning som sikrer at kommuner og fastleger ikke må ta risiko for eventuell manglende deltakelse fra andre. I møte med kommunale ledere fra hele regionen 14. januar viste helse- og omsorgsministeren til denne ordningen. Hun trakk fram at staten likestiller sitt bidrag til kommunene i Midt-Norge og i resten av landet.
Heller ikke arbeidet med Felles kommunal journal får bedre betingelser. Her er det lagt til grunn at kommunene tar alle kostnader til investering og drift, slik som med Helseplattformen. Staten bidrar kun til programaktivitetene. (Den offentlige anskaffelsen ble for eksempel finansiert av staten via Helse Midt-Norge RHF.)

Det som ligger til grunn per i dag er altså at investeringskostnaden for opsjonsaktører finansiert av det statlige lånet som eventuelt velger å ikke ta Helseplattformen i bruk, omgjøres til tilskudd. Dvs. at hverken dagens eiere eller fremtidige opsjonsaktører vil måtte dekke investeringskostnadene for aktører som ikke velger å ta del i Helseplattformen.

Om statlige lån skulle bli omgjort til tilskudd, vil kostnaden til aktørene låneopptaket er relevant for, reduseres tilsvarende, da Helseplattformen er et selskap som ikke skal opparbeide egenkapital eller utbetale utbytte.

Kostnader til integrasjoner, migrering og datavask
Det foreligger et fastsatt omfang for integrasjoner (integrasjonsomfang) for første produksjonssetting, som for kommuner inkluderer integrasjon mot:
  • HR-system for informasjon om ansatte og deres roller som benyttes for tilgangsstyring i Helseplattformen
  • Turnussystem for informasjon om ansattes tilgjengelighet som benyttes for planlegging i Helseplattformen
  • Økonomisystem for håndtering av grunnlag for egenandeler for tjenester som genererer pasientbetaling, postering av inntekter ved kontantbetalinger, inntekter fra HELFO refusjoner, status om pasientbetaling oppdateres tilbake i Helseplattformen
  • Betalingsløsninger for egenandel ved legevakt og tilsvarende
  • Medisinsk utstyr for EKG, spirometri og blodtrykk, og audiometri dersom utstyret har mulighet for integrasjon
  • Nasjonale løsninger som KPR, HELFO, e-resept (Sentral Forskrivnings Modul), e-meldinger, SYSVAK, NAV og InfoTorg for inntektsopplysninger, digital sykemelding, helsenorge.no for timeavtaler, kjernejournal
  • Nasjonale tjenester som folkeregisteret, NHN-adresseregister, helsepersonellregisteret, fastlegeregisteret
  • Digital utsending av brev, SMS varsel om time
  • Velferdsteknologisk knutepunkt (omfang er under avklaring sammen med representanter nedsatt av Samarbeidsrådet for opsjonskommuner)

Noen kommuner vil ønske å innføre andre løsninger eller få bygget integrasjoner til eksisterende løsninger. Dette er ikke inkludert i kostnadsmodellen/prisbilaget fra Helseplattformen.

Datamigrering
er en vesentlig del av arbeidet med å bytte pasientjournalsystem. Alle historiske data som etter lov og forskrift skal ivaretas i en pasientjournal, vil bli automatisk overflyttet fra gammelt pasientjournalsystem til Helseplattformen. Dette er inkludert i kostnadsmodellen/prisbilaget fra Helseplattformen. 
For fremtidige avtaler samt overføring av aktive behandlingsplaner, er dette omtalt som manuell migrering og er et arbeid som kommunen selv må utføre, og er følgelig ikke inkludert i kostnadsmodellen/prisbilaget fra Helseplattformen.

Datavask
i kommunens eksisterende systemer vil være nødvendig for å sikre at det ikke finnes duplikater av pasienter, hvordan håndtere usignerte journalnotater med videre. Dette er beskrevet i dokument for datavask, og dette er aktivitet som kommunen må utføre i egne systemer før datamigrering til Helseplattformen. Arbeidsmengden for dette avhenger av datakvaliteten i kommunens pasientjournalsystemer, dette er følgelig ikke inkludert i kostnadsmodellen/prisbilaget fra Helseplattformen.

4.7 Hvordan beregnes kostnader til integrasjoner som er utenom det fastsatte omfanget?
Dersom kommunen eller en gruppe kommuner innfører andre løsninger og trenger integrasjoner vil denne kostnaden måtte dekkes av kommunen(e) selv.
Samarbeidsrådet har oppnevnt en gruppe som vil se nærmere på integrasjoner som kommer utenom/i tillegg til det fastsatte integrasjonsomfanget.

4.8 Hvordan beregnes kostnader som ikke er fastsatt ved første innføring og som gjelder alle kommunene, for eksempel Velferdsteknologisk Knutepunkt/VKP?
VKP (Velferdsteknologisk knutepunkt) er en nasjonal samhandlingstjeneste som i dag brukes til datadeling mellom velferdsteknologiske løsninger og kommunenes fagsystemer. VKP bidrar med automatisk journalføring ved bruk av ulike typer velferdsteknologi. Det skal bygges integrasjon til VKP etter første produksjonssetting. Dette vil være felleskostnader for alle kommunene og utgifter til dette vil dekkes av fellesskapet. Kapasiteten til å bygge integrasjonene vil avhenge av øvrig aktivitet i HP.

4.9 Hvordan beregnes kostnader til migrering / overføring av data?
Ved overgang til nytt system kommer kostnader til datavask og migrering /overflytting av data fra gamle løsninger. Dette er tekniske prosesser som gjøres ved hjelp av datascript og kvalitetssikres av kvalifisert personell. Samarbeidsråd for opsjonskommuner har vedtatt en fordelingsmodell for tjenestekostnader knyttet til migrering. I dette arbeidet er det blant annet kjørt simuleringer og andre former for kvalitetssikring for å sørge for en mest mulig rettferdig fordeling.
Det er mer komplisert å migrere data i en stor kommune enn i en liten, og her ble en 70/30-modell ansett som det mest riktige – det vil si at 70 % av kostnadene fordeles etter innbyggertall, mens 30 % fordeles likt på alle kommuner. Dette er en kjent modell i flere regioner og vil også bli brukt på integrasjonskostnader.
Med denne estimeringsmodellen vil ikke «first mover»-kommuner (de første kommunene som kobler seg på) komme uheldig ut økonomisk fordi de er tidlig ute og innfører på et stadium der både samarbeidsform og løsning kan ha umodne trekk. At det er ulikt antall kommuner som benytter dagens fagsystemer er også tatt hensyn til.

5. Drift og forvaltning

Helseplattformen AS skal ha faste ressurser tilsvarende 240 årsverk på sikt når alle helseforetak, kommuner og fastleger har tatt løsningen i bruk.
Disse årsverkene skal drifte og videreutvikle løsningen i den tid den er i bruk. I den årlige driften er det knyttet kostnader til:

  • Drift og vedlikehold ved selve løsningen. Her ligger det en fordelingsmodell til grunn som er avtalt gjennom en samarbeidsavtale for alle opsjonskommuner.
  • Kostnaden for lisenser Epic og IBM
  • Kostnad av drift av teknisk plattform (TPHP)
Eierne har lagt en ramme for basistjenestene som skal leveres. Denne er i samsvar med kostnadsmodellen. Basistjenestene er beskrevet i bilag 1 i Tjenesteavtalen. 

5.1 Hva menes med basistjenester?
Bilag 3 i Tjenesteavtalen beskriver hvilket servicenivå som vil gjelde for Helseplattformen, herunder beskrivelse av oppe- og nedetid, responstider, supportsenterets åpningstider, vaktordninger og andre standard-parametre som gjelder for drift og forvaltning av IT-løsninger.

Som en del av basistjenestene vil Helseplattformen yte andre og tredjelinje drifts- og brukerstøtte for superbrukere/instruktører. Førstelinje brukerstøtte ivaretas av kommunens egne superbrukere og brukerstøtteapparat som vil få opplæring gjennom Helseplattformen. Denne opplæringen er inkludert i tjenesteprisen.

Bilag 2 i Tjenesteavtalen beskriver prosessen for etablering av løsningen hos den enkelte kunde. Inkludert i tjenesteprisen er de endringer og tilpasninger som må gjøres med hensyn til organisasjonsstruktur og standard grensesnitt. 
Den enkelte kunde må selv ta ansvar for eventuelle endringer og tilpasninger i randsystemer for å få disse til å samspille med Helseplattformens grensesnitt. Kundespesifikke ønsker må finansieres av kunden selv.

6. Aktiviteter i innføringsprosjekt

Regionale innføringsledere har samarbeidet med Helseplattformen om utvikling av innføringsprosjekt. Metodikken baserer seg ellers på leverandøren Epics erfaringer og er beskrevet i kontrakten med Epic. Metodikkpakker og annen informasjon er gjort tilgjengelig for kommunen på Helsplattformens nettsider og gjennom regionale og lokale innføringsledere.
Arbeidet fordeles på 12 hovedområder i de 12 månedene innføringsprosjektet pågår. 


6.1 Hvordan kan kommunen forberede seg?
Forberedende prosjektaktiviteter i kommunen er nødvendig for å få etablert og ta i bruk løsningen, og skjer i fellesskap med flere ulike innføringsprosjekt som ledes av Helseplattformen. Erfaringer fra andre innføringer av Epic-løsningen tilsier at suksessen avhenger av et godt innføringsprosjekt. I organisasjonene som startet sine innføringsløp tidlig er det blant annet arbeidet mye med å identifisere tidstyver i dagens organisasjon, se på muligheter for standardisering, etablere gode beslutningsveier og informasjonskanaler, involvere tillitsvalgte og innbyggerrepresentanter, og kartlegge utstyr og systemer som brukes i dag.

6.2 Hva slags hjelp får kommunen til forberedelser?
Metodikken fra Trondheim kommunes arbeid, og metodepakker utviklet spesielt for kommunene, er tilgjengelige for alle kommuner som velger å delta.
Et eget delprosjekt for forberedelse bistår kommunen.
Helseplattformen har utviklet opplæringsmateriell for alle roller og fagområder og utdannet egne instruktører.

6.3 Hvordan kan innbyggerne forberedes?
Innbyggerne får sin informasjon om prosjektet - muligheter, risiko og kostnader – gjennom åpne kommunale saksunderlag og lokalmedia. For HelsaMi er det utarbeidet en egen kommunikasjonsplan, og materiell vil bli gjort tilgjengelig fra Helseplattformen.


7. Gevinst
Gevinstarbeid er sentralt i Helseplattformen og definert som målbare forbedringer knyttet til innføring av den nye, felles løsningen. Helseforetakene og Trondheim kommune har både i fellesskap og hver for seg definert konkrete gevinstmål knyttet til hvilke funksjoner i løsningen som skal bidra til hvilke forbedringer, og hvordan disse forbedringene skal måles.
Alle kommuner får innsikt i dette arbeidet, men må selv utarbeide sine mål for gevinster som skal realiseres. 

Uttrykket «adopsjonsgevinster» brukes om gevinster som omhandler spart tid, kostnad eller andre forbedringer som kommer ved å ta i bruk løsningen, uten behov for større tiltak i organisasjonenHvilke adopsjonsgevinster som er aktuelle, og omfanget av disse, vil avhenge av kommunens nåværende arbeidsprosesser, og hvordan hver kommune utfører sine tjenester. Ettersom Helseplattformen ikke har en detaljert innsikt i hvordan hver kommune utfører sine arbeidsprosesser, kan vi ta utgangspunkt i Trondheim kommune sine kartlegginger. 

Trondheim kommune har jobbet systematisk med å kartlegge og identifisere tidstyver som kan elimineres når Helseplattformen tas i bruk. Disse utgjør en del av kommunens adopsjonsgevinster. Trondheim kommune vurderer også at de vil få adopsjonsgevinster ut over det som defineres som tidstyver i dagens løsning. Kommunen legger til grunn at gevinstene kan tas ut i en kombinasjon av økt tjenesteleveranse, økt kvalitet eller rene økonomiske besparelser.

I det videre arbeidet vil også andre kvantitative og kvalitative gevinster, som de strategiske gevinstmålene, innarbeides i kommunens overordnede gevinstrealiseringsplan og følges opp. 

7.1 Hvordan kan Helseplattformen støtte kommunene i gevinstarbeidet?
Trondheim kommune deler sine erfaringer og sin metodikk.
Beregningene knyttet til tidstyver er allerede publisert og gjort tilgjengelig på Trondheim kommunes nettside: https://sites.google.com/trondheim.kommune.no/helseplattformen-innforing/opsjonskommuner/underlag-gevinstberegninger

På nettsiden er det metodiske arbeidet beskrevet. Beregningene er kun en begrenset, men viktig del av gevinstarbeidet i kommunen. Trondheim kommune nå man har gått gjennom de ulike arbeidsprosessene også identifisert flere tidstyver som ikke inngår i beregningsgrunnlaget, fordi de i starten vurderes å gi mindre gevinst.
Helseplattformen har utarbeidet håndbøker, verktøy og utvalgsliste som vil gjøre hver kommune i stand til å arbeide aktivt med gevinstrealisering i egen kommune. 

7.2 I hvilken grad har kommunehelsetjeneste og spesialisthelsetjeneste samarbeidet om å utvikle målformuleringer og indikatorer for samhandling seg imellom?
Kommunehelsetjenesten representert av Trondheim kommune med tilhørende aktører og Helse Midt-Norge har siden 2018 samarbeidet sammen med å utarbeide målformuleringer og indikatorer på tvers av de kommunale og regionale gevinstområdene. Som et resultat av det tette samarbeidet overlapper derfor gevinstområdene mellom spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten, slik figuren under viser: 

 

Det er uttrykkelig spesifisert i målbildet til både spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten at samhandlingen mellom kommune- og spesialisthelsetjenesten skal forbedres. Her anvendes måleindikatorer i og utenfor løsningen, som samhandlingsavvik, brukerundersøkelser samt innbyggerundersøkelser.
Gevinstarbeidet startet med en rekke workshops der mulige gevinstmål ble identifisert. Her deltok fageksperter fra de fleste fagområder, brukerrepresentanter og ledelse. Helseplattformen, kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten samarbeider fortsatt tett gjennom etablerte ukentlige møter hvor både målbildet, måleindikatorer og læring på tvers, står på agendaen. Videre inngår utvalgte måleindikatorer fra dette samarbeidet inn i utvalgslisten, et dokument som samtlige opsjonskommuner kan benytte til sitt lokale gevinstarbeid.

Fremover vil det også være et tett samarbeid mellom kommune og spesialist for å følge opp målbildet, måleindikatorer samt forbedringsområder innen bl.a. samhandling.
Fastleger og andre avtalespesialister, uavhengig om de er kommunale eller private, vil kunne anvende etablerte eller nye måleindikatorer som skal lede til bedre samhandlingen samt andre forbedringsområder når de tar i bruk Helseplattformen. 

8. HelsaMi, brukermedvirkning og innbyggerinvolvering

Helseplattformen kommer med innbyggerportalen HelsaMi både som en egen nettside og som en app.

8.1 Hva er HelsaMi og hva koster det å ta den i bruk?
HelsaMi er en velprøvd programvare som er tilpasset norske forhold av Helseplattformen. Den brukes av over 185 millioner pasienter verden over. Portalen er inkludert i prisen for Helseplattformen. Den blir offentlig og gratis for innbygger.


8.2 Hvilke funksjoner vil HelsaMi inneholde?
Gjennom HelsaMi får innbygger direkte tilgang til egen journal og behandlingsinformasjon, og pårørende kan få fullmakt til å hjelpe familiemedlemmer som trenger det.
Etter hvert vil man selv kunne booke og endre timer, ikke bare hos fastlegen, men på helsestasjonen, hos fysioterapeuten og i poliklinikker på sykehus. Bare dette vil spare helsetjenesten for mye manuelt arbeid og ekstrautgifter ved oppsatte timeavtaler som ikke benyttes. Oppdatert medisinliste, prøvesvar og oppsummeringer etter konsultasjoner vil ligge her, og videokonsultasjoner kan gjennomføres direkte i appen via norsk-utviklet programvare som er bygget inn.

HelsaMi vil gi en helt ny måte å kommunisere på mellom innbygger / pasient og helsetjeneste. St.Olavs hospital er godt i gang med å legge inn oppfølging av blant annet kronisk syke pasienter som vil ha sin tette dialog med sykehuset gjennom portalen. 

Både kommunene og sykehusene ønsker aktive og informerte innbyggere, og to oppfølgingsprogram startes allerede ved første innføring av Helseplattformen i april 2022: Friskliv og mestring, og oppfølging av fedmepasienter. Ytterligere seks prosjekter er påbegynt. 

8.3 Hvordan involveres brukerne i arbeidet?
Helseplattformen har et eget brukerpanel på over 30 personer, godt fordelt på alder og bosted og oppnevnt både gjennom kommunale råd og utvalg og helseforetakenes brukerutvalg. Brukereksperter fra panelet har deltatt i den helsefaglige beslutningsstrukturen. Mange av panelets medlemmer har hatt en viktig rolle i utvikling og brukertesting av HelsaMi.

8.4 Er portalen tilrettelagt for universell utforming?
I arbeidet er det lagt stor vekt på brukervennlighet og kravene til universell utforming. Dette er tett fulgt opp av brukerekspertene i panelet og ved hjelp av brukertesting.

8.5 Hva er forskjellen på de to tilbudene Helsenorge og HelsaMi?
HelsaMi inneholder innbyggers egne helseopplysninger fra Helseplattformen, altså all behandling som er gjennomført og planlagt for denne innbyggeren hos alle behandlere som er tilknyttet systemet.

Helsenorge er en nasjonal tjeneste som henter dataelementer fra ulike registre og andre datakilder og journalsystemer. Det er ikke en pasientjournal.
Helsenorge tilbyr innsyn i egen sykehusjournal der dette foreligger, men inneholder ikke sammenstilt informasjon fra hele pasientens behandlingsforløp, på tvers av kommune og spesialisthelsetjeneste. 

HelsaMi er en portal for direkte dialog mellom helsetjenesten og innbyggerne i Midt-Norge. Her vil besøkssammendrag fra siste legebesøk ligge oppdatert og tilgjengelig både for pasient og behandler. Her ligger informasjon fra alle møter med helsetjenesten – enten innbyggeren har vært hos fysioterapeut, jordmor eller øyelege.

8.6 Vil innbyggerne oppleve det som dobbelt opp med to offentlige pasientportaler?
Helseplattformen samarbeider med Helsenorge om å informere innbyggerne om bruk av de to tilbudene. HelsaMi har et mer detaljert innhold enn Helsenorge, og innbygger vil raskt se dette når appen tas i bruk.

8.7 Hvilken merverdi gir HelsaMi når innbyggerne allerede kan bruke Helsenorge?
HelsaMi åpner for tettere og mer innovativ pasientoppfølging, og har mange ulike funksjoner. Informasjonsflyten mellom pasient/pårørende og tjeneste vil bli enklere og mer effektiv.
Ett eksempel er digital hjemmeoppfølging der innbyggere kan lese av egne målinger, svare på spørreskjema, gjennomføre videokonsultasjon, sende inn bilder og videoer og i flere sammenhenger spare seg for timevis med reisetid.
Pårørende til en beboer på et sykehjem kan få fullmakt slik at beskjeder kan gis direkte gjennom HelsaMi. 

Foreldre til mindreårige barn vil kunne holde oversikt over barnas helse, avtaler med helsestasjon, planlagt behandling og informasjon fra skolehelsetjenesten.
Før timen hos fastlegen kan pasienten fylle ut et spørreskjema som sparer legen for mange spørsmål. Ankomst kan registreres i appen i stedet for i ekspedisjonen.

Gravides helseopplysninger under svangerskapet vil ligge oversiktlig i HelsaMi der den gravide i dag selv må holde orden på alle opplysninger på et papirark som fylles ut av de mange ulike fagfolkene hun treffer gjennom svangerskapet – slik som jordmor, fastlege, fysioterapeut oggynekolog.
Informasjonsflyten mellom pasient/pårørende og tjeneste vil bli enklere og mer effektiv.

I Helsenorge kan du se en liste over resepter som er skrevet ut til deg, mens HelsaMi vil ha en oppdatert legemiddelliste over medisiner du faktisk bruker i dag. Denne er felles for deg som pasient, legen, sykepleieren og farmasøyten.

Mer informasjon om forholdet til Helsenorge og andre nasjonale tjenester finnes under punkt 11.

8.8 Hvordan henger arbeidet med HelsaMi sammen med gevinstmålene?
Mulighetene i HelsaMi er også tatt inn i arbeidet med gevinstmål.

Eksempel fra gevinstområdet pasient- og innbyggermedvirkning:

Gevinstmål Spesialisthelsetjenesten: Pasientmedvirkning
Pasientene skal gjennom pasientportalen oppleve lettere tilgang til egne helseopplysninger, økt mulighet for samvalg, bedre informasjon og opplæring i egenmestring og tilrettelegging for pasientrapporterte resultatmål (PROMS).
Dette skal gi økt pasienttilfredshet innen 2 år etter at Helseplattformen er tatt i bruk sammenlignet med 2020.
Mål
1. Pasientportalen gir bedre mulighet til å delta aktivt i egen behandling og helse
2. Pasienten kan selv bestille og endre avtaler med helsevesenet
3. Pasienten kan selv dele informasjon om egen helse slik at kvaliteten på tjenesten blir bedre

Gevinstmål Kommunehelsetjenesten: Innbyggerinvolvering
Innbyggerportalen HelsaMi skal gi pasienten lettere tilgang til egne helseopplysninger, økt mulighet til å registrere egne opplysninger og kommunisere med helsetjenestene
Mål
1. Innbygger skal oppleve enklere tilgang til egne helseopplysninger
2. Innbygger kan selv bestille og endre avtaler med helsetjenesten
3. Innbygger kan selv dele informasjon om egen helse slik at kvaliteten på tjenesten blir bedre

Felles KPI (måleindikatorer, altså felles nøkkeltall å måle i)
Hovedindikator: 
Økt score i innbyggerundersøkelse som følge av HelsaMi (kommunal helsetjeneste)
Økt score i pasienttilfredshetsundersøkelse som følge av HelsaMi (spesialisthelsetjenesten)

Støtteindikatorer – mål 1:
  • Antall innbyggere som har opprettet profil og logget inn minst 1 gang
  • Gjennomsnittlig antall dager før prøvesvar er delt med pasient
  • Andel notater delt med pasienter

Støtteindikatorer – mål 2:
  • Andel timeavtaler planlagt av pasienter i HelsaMi 
  • Andel timeavtaler endret av pasienter i HelsaMi

9. Innovasjon

9.1 Helseplattformen skal understøtte innovasjon ifølge Trondheim bystyres vedtak da kommunen gikk inn som eier. Hvordan arbeides det med dette?
Selve prosjektet er et stort tjenesteinnovasjonsprosjekt i seg selv. Anskaffelsen med involvering av mer enn 400 helsepersonell og samarbeidsformen som er bygd gjennom helsefaglig beslutningsstruktur er eksempler på dette. I tillegg er det engasjert en innovasjonskoordinator som samarbeider med tilsvarende roller i eierorganisasjonene for å legge til rette for fremtidig innovasjon.
Spesielt åpner innbyggerportalen HelsaMi for innovasjon. Sju av de 30 innovasjonsprosjektene som ble tildelt midler fra Helse Midt-Norge for 2022 inkluderer HelsaMi.

9.2 Helseplattformen er så omfattende at mange andre systemer blir overflødige. Blokkerer satsingen på et stort amerikansk system for de mindre, norske leverandørene?
Det er riktig at enkelte leverandører mister sine oppdrag fordi Helseplattformen erstatter mange systemer. Men mange skal også beholdes, og integrasjoner er bygget til nærmere 100 andre løsninger.

Epic og IBM er de største leverandørene i prosjektet, men har en rekke underleverandører. For eksempel har det norske selskapet Pexip fått kontrakten på løsning for videokonsultasjon som bygges inn i innbyggerportalen. Med den integrasjonen som bygges mellom Pexip og Epic-systemet, får Pexip også tilgang til et internasjonalt marked av Epic-kunder.


10. Forholdet til Kjernejournal og andre nasjonale tjenester

Det pågår store utviklingsprosesser innen e-helse nasjonalt, og det kan være vanskelig å orientere seg i dette landskapet. Helseplattformen får ofte spørsmål om hva merverdien ved Helseplattformen vil være når de nasjonale tjenestene blir fullt utbygd.  
Det er allerede etablert flere nasjonale samhandlingsløsninger som bidrar til bedre og tryggere digital informasjonsflyt, som Helsenorge, kjernejournal, e-resept, meldingsutveksling, grunndata og HelseID, samt kodeverk og terminologier som må ligge i bunnen for at systemene skal kunne "snakke sammen". 
Enkelt sagt utgjør disse tjenestene en grunnmur som alle tilbydere av offentlig helsetjeneste kan benytte, mens de ulike helseregionene, sykehusene, kommunene og fastlegene alle må ha sine egne datasystemer for journalføring, pasientadministrasjon og så videre i tillegg.

Helseplattformen har i oppdrag fra Helse Midt-Norge å sørge for integrasjon og bruk av de nasjonale løsningene i tråd med Helse Midt-Norge sitt oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Det vil blant annet si at Helseplattformen skal sørge for at Helse Midt-Norge og kommunene som velger Helseplattformen blir koblet på nasjonale løsninger på en slik måte at vi både kan dele dokumenter og samhandle med andre som deler.

Program for digital samhandling gjennomføres i regi av Direktoratet for e-helse, og vil sammen med Felles kommunal journal, Helseplattformen i Midt-Norge og journalløsningene på sykehusene utgjøre veien frem mot målet i stortingsmeldingen Én innbygger – én journal fra 2012. Programmet skal bedre samhandling mellom ulike områder i helsetjenesten og mellom helsetjenesten og andre tjenesteområder som NAV og barnevern. Løsninger for trygg og sikker informasjonsdeling mellom for eksempel fastlege og sykehus skal videreutvikles, og en nasjonal informasjonstjeneste for oppslag av laboratorie- og radiologisvar skal etableres. 

Kjernejournalen inneholder viktige opplysninger om den enkelte innbygger, som allergier og vaksiner. Norsk Helsenett er ansvarlig for den tekniske løsningen i Kjernejournal og den nasjonale helseportalen for innbyggere på Helsenorge.no. Nå pågår et arbeid med å prøve ut dokumentdeling via Kjernejournal. Dette styres som en del av den nasjonale e-helseporteføljen. Norsk Helsenett og Direktoratet for e-helse har ansvar for å få løsningen på plass.
Helse Midt-Norge RHF er med i dette arbeidet gjennom Helseplattformen og Hemit (Helse Midt-Norge IT) for å sikre at løsningen utvikler seg slik at også vi kan ta dette i bruk, både for å lese aktuelle pasientjournaler fra behandling utført andre steder i landet, og for at behandlere utenfor Helseplattformen-fellesskapet samt i landets tre andre helseregioner skal kunne lese pasientjournaler fra behandling foretatt i helseregion Midt-Norge. 

Det er ikke slik at alle nødvendige opplysninger ligger i Kjernejournalen, men det kan tjene som et oppslagsverk for helsepersonell. Her vil ikke oppsummeringen fra siste legebesøk ligge, men kritisk informasjon.
Kjernejournal dekker ikke behovet for elektronisk pasientjournal verken i Midt-Norge eller i andre helseregioner. Deling av journaldokumenter til og fra Kjernejournal kommer i tillegg til deling av dokumenter og informasjon som blir mulig i helsetjenesten i Midt-Norge gjennom Helseplattformen. 

Felles kommunal journal er en videreføring av prosjektet som het Akson fram til høsten 2020. Det drives i et samarbeidsprosjekt mellom stat, kommune og KS, ledet av kommunene, og skal anskaffe en felles plattform for pasientjournal for kommunene utenfor Midt-Norge. FKJ har stiftet et interimselskap og er i en tidlig fase der de undersøker markedet og har dialog med interessenter og leverandører – omtrent der Helseplattformen var i 2015-16.

Kommuner i Midt-Norge er ikke medregnet i omfanget for Felles kommunal journal.

Helsenorge.no er en nasjonal tjeneste som gir oversikt over nasjonale helsetilbud, pasientrettigheter, informasjon om sykdommer og behandling, informasjon om frikort etc. Noen virksomheter tilbyr timebooking og oversikt over oppsatte timeavtaler gjennom helsenorge, man kan få oversikt over vaksiner, og nå også svar på koronaprøver.

I de andre helseregionene kan man få innsyn i sin sykehusjournal – hvis man har fått behandling på et sykehus – via Helsenorge.
Når Helseplattformen er i full drift vil man kunne gå inn på Helsenorge og derfra komme inn i HelsaMi. Hvis man starter i HelsaMi kan man få hjelp til å logge seg inn på Helsenorge gjennom portalen. De to tjenestene vil altså utfylle hverandre for innbyggere i Midt-Norge. HelsaMi skal ikke være et konkurrerende tilbud til Helsenorge, men et tillegg. (se også punkt 8.)