- En katalysator for samarbeid på tvers

I disse dager er det ett år siden innføringsprosjektet i Helseplattformen startet. Målet er å bygge og deretter innføre en felles, digital pasientjournal for sykehus, kommuner og fastleger i Midt-Norge.

- Jeg tenker på energien i prosjektet som skapes gjennom alle de superengasjerte og positive deltakerne. Det gjelder enten de er ansatt i Helseplattformen eller er representanter for et fag eller en profesjon fra de ulike mottakerorganisasjonene av løsningen, sier Nina Kongshaug, assisterende prosjektdirektør i Helseplattformen.

Assisterende prosjektdirektør Nina Kongshaug

Assisterende prosjektdirektør Nina Kongshaug

Når hun blir bedt om å oppsummere det første innføringsåret, så er det ikke bare de konkrete milepælene hun vil trekke fram. 

– Dynamikken og den gjensidige forståelsen som oppstår i et rom når man samler folk med helt ulik kompetanse, geografisk tilhørighet og rolle for å enes om arbeidsmåter rundt pasienten er helt unik. For bak det store IT-prosjektet står det en stor gruppe engasjerte deltakere. Arbeidet med Helseplattformen gjennom dette første året har vært en katalysator for samarbeid, både tverrfaglig, regionalt og på tvers av tjenestenivåer i vår region. Det skal vi ta godt vare på også i fremtiden!

98 prosent av arbeidsflytene er ferdige

Byggingen av den digitale løsningen har kommet langt. 98 prosent av arbeidsflytene er ferdig bygd, noe som betyr at rekkefølgen på så godt som alle de 550 arbeidsprosessene som skal utføres er på plass i systemet. 85 ekspertgrupper er etablert, og brukere (representerer pasienter og innbyggere) deltar i flere av gruppene. Fagekspertene har til sammen avholdt 1100 møter.

33 spesialitetsgrupper er etablert innen medisinske spesialiteter. Akkurat nå er ett av hovedfokusene arbeid med det kliniske innholdet i løsningen, det vil si all fagspesifikk informasjon som vil støtte de ulike spesialistene og rollene i deres arbeid med pasienten eller brukeren.  Eksempler på dette er notatmaler, sjekklister, pasientbrev og såkalte forordningspakker som for eksempel kan være prosesstøtte knyttet til en spesifikk diagnose. Testarbeidet er i gang og fortsetter etter hvert som nye deler av løsningen er ferdigstilt. Strategi og plan for opplæring er under arbeid, og lokale team arbeider med innføringen av systemet i helseforetak og kommune.

Prosjektet er forsinket

Etter den opprinnelige planen skulle Trondheim kommune og St. Olavs hospital som de første ta i bruk løsningen høsten 2021. I tillegg skulle løsningen tilpasses slik at to fastlegekontor skulle være med fra starten.  På grunn av forsinkelser ba styret i Helseplattformen nylig om at administrasjonen justerer tidsplanen. På tross av noen forsinkelser er det likevel mye viktig arbeid som er gjennomført etter planen.

Opphetede diskusjoner

Det er ingen hemmelighet at ikke alle er enige når en omfattende IT-løsning skal tilpasses behovene til mange sluttbrukere med ulike roller og ulik arbeidsform.

Nina Kongshaug sier at det ligger mange utfordringer i å sette sammen og koordinere gode arbeidsgrupper bestående av folk med ulik bakgrunn og kompetanse.
– Samarbeidet har gått over all forventning! Ja visst har det vært opphetede diskusjoner i mange møter, men det er bare et uttrykk for et engasjement om eget fag og egen rolle som er helt nødvendig for å skape god kvalitet i og bevissthet om det vi holder på med. 

– Foruten Epic-folkene som er her, så har stort sett ingen av oss gjort dette før. Jeg synes vi har stor takhøyde med alt fra aksept for at det av og til har blitt litt organisatorisk rot i noen av de 1100 ulike fagekspertmøtene vi har hatt dette året, til at det er greit å snakke hakkete engelsk. Vi trenger å stille alle spørsmål som er nødvendig for å skape en felles forståelse av alt dette nye og utfordre hverandre i tenkingen omkring egne arbeidsprosesser.

Stort ønske om å få et nytt verktøy

En viktig gruppe i Helseplattformen som er med på å fatte viktige avgjørelser for hvordan det nye arbeidsverktøyet fungerer er fagsekspertene som kommer fra sykehusene og kommunene. Kathinka Meirik er faglig leder for innføringsprosjektet av Helseplattformen i Helse Nord-Trøndelag.

Faglig leder fior innføringsprosjektet av Helseplattformen i Helse Nord-Trøndelag Kathinka Meirik

Faglig leder for innføringsprosjektet i Helse Nord-Trøndelag Kathinka Meirik

Hennes inntrykk er at fagekspertene i stadig større grad innser hvilke endringer som kommer med Helseplattformen i det kliniske arbeidet. De lokale prosjektplanene er på plass, og undersøkelser blant de ansatte viser at det er et stort ønske om å ta i bruk et bedre IKT-verktøy. Kathinka Meirik sier at det har vært mye nytt å sette seg inn i.

– Det har vært en bratt læringskurve både med engelsk og teknisk engelsk. For ikke å snakke om å bli venn med skype!  Mange kulturer skal treffes og bli enige. Med det utgangspunktet er jeg imponert over hvor langt vi har kommet. Det er gull å måtte jobbe sammen om felles utfordringer, sier Meirik. 

Historisk beslutning i Trondheim kommune

Tor Erling Evjen er innføringsleder i Trondheim kommune og prosjektleder for innføring av Helseplattformen for kommunene i Midt-Norge. Evjen peker på at det var en historisk beslutning at Trondheim bystyre høsten 2019 sa ja til å utløse sin opsjon i Helseplattformen (HP), og dermed gikk innpå eiersiden i HP. Han opplyser også at samtlige kommuner i Midt-Norge er trukket tett inn i arbeidet.

– Gjennom de elleve regionale innføringslederne har vi lyktes med å rekruttere ansatte inn som fageksperter fra tilnærmet alle kommuner i Midt-Norge. Det har svært mye å si for involveringen i arbeidet samt at vi kan lykkes i å få laget en løsning som oppleves som god på tvers av både små, middels store og store kommuner. I Trondheim kommune er vi godt i gang med vår del av arbeidet. For eksempel har vi rekruttert nesten 700 superbrukere som skal bidra i forberedelser og opplæring.

Prosjektleder for innføring av Helseplattformen for kommunenen i Midt-Norge Tor Erling Evjen

Prosjektleder for innføring av Helseplattformen for kommunene i Midt-Norge Tor Erling Evjen. Bildet er tatt under Hemit-konferansen i 2019.

Samarbeid på tvers

Å jobbe med å bygge og innføre en felles helsejournal for innbyggerne i Midt-Norge har også gitt mange en bedre og helhetlig oversikt over helsetjenesten på alle nivå i Midt-Norge, mener Tor Erling Evjen.

– Samarbeidet om et felles mål har allerede nå gitt synergier på tvers i helsetjenesten. Dessuten har vi fått merke hvor utrolig mange kompetente folk som finnes i ulike virksomheter og på ulike nivåer rundt om i regionen. Skal jeg trekke fram noe som er utfordrende, så må det være at vi er mange aktører som bruker mye tid på koordinering og avklaringer.

Like før koronaviruset stengte ned hele Norge i mars 2020 tok St. Olavs hospital i bruk sitt nye laboratoriesystem fra Epic. Laboratorieløsningen har vært et eget atskilt prosjekt, og er en modul i den store, felles journalløsningen. Innføringen ble krevende, men bidro blant annet til at et høyt volum av tester for medisinsk mikrobiologi kunne håndteres på en mye bedre måte enn før.