Prosjektet

Selskapet Helseplattformen AS  har ansvaret for å innføre og forvalte felles elektronisk pasientjournal for hele helsetjenesten i Midt-Norge, det vil si helseforetak, kommuner, fastleger og private aktører. Målet er en mer sammenhengende helsetjeneste for pasienter og ansatte i hele regionen. Her kan du se en informasjonsfilm om Helseplattformen.

Felles innføringsprosjekt 

Felles innføringsprosjekt startet formelt 1. april 2019. Da ble kontrakt signert med leverandøren Epic, og bygging og tilpasning av systemet ble planlagt i samarbeid med dem. Samtidig innføres en  IAM-løsning ("Identity Access Management") for identitets- og tilgangsstyring. Denne løsningen leveres av IBM Norge.

​På Epics «foundation system», som er plattformen med alt det grunnleggende innholdet i journalløsningen, er det bygd et stort antall applikasjoner og integrasjoner etter spesifikasjoner fra helsetjenesten i regionen. ​

​Slik taes beslutninger i fellesskap 

Det er helsepersonell som tar beslutninger om utviklingen av journalløsningen. En faglig beslutningsstruktur er etablert for å ta felles beslutninger om hvordan løsningen skal settes opp og brukes. Her har over 400 fageksperter deltatt fra alle fagområder i helsetjenesten. Over 220 fageksperter har vært involvert fra mer enn 20 kommuner, de fleste fra Trondheim kommune. Fra helseforetakene er det enda flere, med overvekt fra St.Olavs hospital.

De fleste fagekspertene er helsepersonell, men det er også egne team for data og IKT, administrative oppgaver og så videre. Den faglige beslutningsstrukturen fatter faglige beslutninger som berører helse, data og teknlogiske problemstillinger i løsningen.

Det samme prinsippet ble brukt i anskaffelsesprosjektet, der helsepersonell fra hele regionen deltok i arbeidet med kravspesifikasjon og evaluering av tilbud i konkurransen om å levere journalløsningen.

Det fagekspertene ikke har blitt enige om, det som ligger utenfor mandatet og beslutninger som vil utløse store endringer eller kostnader,  løftes videre til Felles beslutningsgruppe. Dette er en faglig ledergruppe med ukentlige møter, der alle organisasjonene som skal ta i bruk løsningen er representert. Denne strukturen skal bestå også etter innføring slik at videreutvikling av løsningen bestemmes i fellesskapet.​

I den faglige beslutningsstrukturen inngår også flere råd som er oppnevnt av Felles beslutningsgruppe. 

Rådene i Helseplattformen

Rådsmedlemmene skal være fremst blant fagfeller, og ha et regionalt og helhetlig blikk på sentrale områder for å bidra til en helhetlig løsning med spesielt fokus på pasientsikkerhet, kvalitet og brukervennlighet:

• Råd for Leger og behandlere (= Physician Advisory Council)
  
• Råd for Sykepleie og helsefag (= Nursing Advisory Council)
• Råd for Legemidler (= Medication Advisory Council)
  
• Råd for Kreftsykdommer (= Oncology Steering Committee)
• Råd for Virksomhetsstyring (=BI Steering Committee)
• Råd for Kunstig Intelligens
• Råd for Administrative funksjoner
• Råd for oversettelse (=Editorial board)​
  

Styrings​​​​struktur

Samarbeidet mellom spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten som utgjør Helseplattformen er regulert gjennom en samarbeidsavtale. I tillegg til den helsefaglige beslutningsstrukturen er det etablert en styringsstruktur. Helseplattformen AS er underlagt aksjeloven, og ledes av et selskapsstyre. Selskapet kan ikke ta beslutninger om helsetilbudet, eller organisering og finansiering av dette. Den helsefaglige beslutningsstrukturen er representert i prosjektstyringen, og Helseplattformen AS er sekretariat for begge disse styringslinjene. 

Omfattende lokal organisering​

I hvert av helseforetakene og i Trondheim kommune er det bygd opp innføringsprosjekt som forbereder omleggingen i sin organisasjon.

Alle kommuner i Midt-Norge, samt Bindal i Nordland, har opsjon på å slutte seg til Helseplattformen. Disse er organisert gjennom et nettverk av regionale innføringsledere. Samarbeidsråd for opsjonskommuner ivaretar kommunenes interesser i samarbeidet.

Flere kommuner har nå startet sine innføringsprosjekt. 40 kommuner har vedtatt å bli med, de øvrige kommunene har ikke behandlet saken politisk foreløpig.

Opplæring - et prosjekt i prosjektet

Det er også stilt krav til nivået på opplæring i bruk av løsningen. Instruktører skal læres opp og godkjennes av Epic før de kan undervise andre. Opplæring av de over 40 000 som arbeider innenfor helsetjenesten i regionen er så omfattende at det organiseres i et eget prosjekt. Det vil være obligatorisk å gjennomføre opplæring før man kan jobbe i systemet.

Når løsningen tas i bruk  i Trondheim kommune og ved Øya legekontor i Trondheim våren 2022, er den også ferdig til bruk ved de andre helseforetakene og kommunene. Men det er lagt inn tid til justeringer. Etter utrulling ved store IT-prosjekter er det vanlig at feil oppdages og må rettes. Noen av opplæringsressursene skal kanaliseres videre til neste foretak, og individuelle tilpasninger skal gjøres. Så kommer utrulling i Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal med omliggende kommuner.

Lærdom fra andre prosjekter

I arbeidet innhentes erfaringer fra andre virksomheter som har innført Epic-løsningen, et system som er i bruk i store deler av USA og i mange andre land. Spesielt er det knyttet tett kontakt med universitetssykehuset i Raadboud i Nederland, med Hovedstadsregionen i Danmark, med London og Cambridge i Storbritannia og med det finske prosjektet Apotti.​

Erfaringer fra innføringen i Danmark, der to helseregioner har samme leverandør og har støtt på en del problemer, har fått Helseplattformen til å ta en del forholdsregler, ​blant annet:

• Nøkkelpersoner fra anskaffelsesprosjektet er rekruttert med videre inn i innføringsprosjektet. Disse har både arbeidet med krav til løsningen og gransket og evaluert Epics tilbud gjennom to år, og har god kunnskap om løsningen.
• Det ble satt av elleve og en halv måned lengre tid til innføring enn det som har vært vanlig hos andre av Epics kunder. I tillegg ble innføring utsatt i seks måneder ut fra en overordnet risikovurdering under pandemien.
• I arbeidet med kontrakten er det gjort grundig arbeid med å definere hva som anses som ferdig testet og klart til å settes i produksjon, og satt krav til hvilke kriterier som skal være oppfylt før løsningen er godkjent.
• Det er satt av flere ressurspersoner enn det som er praksis i lignende
  prosjekter, blant annet innenfor informasjonsforvaltning, altså hvordan
  det medisinske faginnholdet skal legges inn og forvaltes videre.

​